Comment faire un bulletin de paie ?

Document très important aussi bien pour l'employeur que l'employé, le bulletin de paie doit être établi selon des règles relatives au Code du travail. En effet, c'est une pièce que chacune des deux parties peut utiliser dans des circonstances bien définies.

Toutefois, bon nombre de dirigeants d'entreprises ne prennent pas le temps de bien établir la fiche de paie de leurs employés. De telles situations posent souvent des problèmes lorsque les salariés veulent se servir de leur bulletin de paie pour une autre raison.

En quoi consiste un bulletin de paie ?

Fiche de paie ou bulletin de paie, ces deux termes sont identiques. C'est uniquement au niveau de l'appellation que nous constatons une différence. Il s'agit d'un document spécifique qu'une firme ne doit en aucun cas négliger. Il est établi en fonction des lois qui régissent le monde du travail.

Dans un bulletin de paie, nous pouvons trouver toutes les informations se rapportant au salaire ou à la rémunération d'un employé. La fiche de paie nous permet aussi d'avoir des informations sur le poste occupé par un salarié ainsi que le lieu où il exerce sa fonction.

Un bulletin de paie conforme aux lois régissant le Code du travail mentionne le nombre d'heures effectuées par l'employé en un mois et les éventuelles heures supplémentaires. Les dirigeants d'une entreprise doivent savoir que l'établissement d'une fiche de paie doit se faire de façon périodique. En effet, ce document doit être remis entre les mains des salariés au moment où ceux‑ci perçoivent leur salaire.

Cependant, ils sont libres de choisir la version en ce qui concerne la transmission. Effectivement, les employeurs ont le choix entre une version papier ou une autre électronique.

Quelles sont les mentions qui sont obligatoires dans une fiche de paie ?

Selon le Code du travail, plusieurs mentions demeurent obligatoires pour un bulletin de paie. Elles contiennent différentes informations qui sont classées en cinq catégories. La première catégorie se rapporte à l'employeur. Dans cette rubrique, nous pouvons trouver toutes les informations concernant l'organisme qui emploie le salarié. Parmi ces informations figurent le nom et l'adresse de cette personne.

Dans certains cas, nous pouvons trouver à la place de ces renseignements des désignations sur l'établissement dans lequel travaille l'employé. Généralement, la firme doit verser régulièrement des cotisations relatives à la sécurité sociale des employés auprès d'un organisme bien défini. Les références se rapportant à cette entité doivent être bien indiquées dans un bulletin de paie.

Dans la rubrique employeur, il doit y avoir aussi le numéro d'immatriculation utilisé pour le versement de la cotisation.

La deuxième rubrique est réservée au salarié. Là, il est impératif de trouver des mentions indiquant le nom ainsi que l'intitulé du poste qu'occupe le salarié. Des informations sur la position du salarié vis‑à‑vis de la classification conventionnelle applicable sont aussi obligatoires.

La rubrique suivante présente des renseignements ayant trait à la législation applicable. En effet, il est important que la fiche rappelle le titre de la convention qui a été appliquée. Si vous ne disposez pas de telles informations, vous pouvez vous contenter de rappeler les références du Code de travail relatives à la durée des congés payés. Il en va de même en ce qui concerne les délais de préavis si l'employé est en phase de cessation de travail.

La 4e rubrique parle du paiement du mois. Là, vous devez présenter en détail la période ainsi que le nombre d'heures effectuées par le salarié en un mois. Vous êtes tenu également de fournir, dans la fiche de paie, la nature du forfait lié à la rémunération du salarié. N'oubliez pas de mentionner par la même occasion le volume de ce dernier.

Une fiche de paie établie selon le Code du travail stipule également l'indication de la nature de la base où le salaire a été calculé. Il faut noter que cette base est différente de la durée du travail. Enfin la dernière mention, mais qui demeure l'élément essentiel du bulletin de paie, est le montant de la rémunération brute de l'employé. Cette information doit s'accompagner de toutes les déductions qui seront imposées comme les prélèvements sociaux et fiscaux.

La fiche de paie est clôturée par la présentation du montant net que perçoit le salarié ainsi que la date où la fiche est émise.

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