Faut‑il faire un bulletin de paie pour un stagiaire ?

L'introduction d'un stagiaire au sein de son entreprise comporte certaines obligations et droits. En fonction de la durée du stage et de la convention applicable, l'intéressé peut bénéficier d'une rémunération appelée la gratification de stage. Est‑ce que l'employeur doit délivrer à apprenti un bulletin de paie ? Découvrez l'article pour mieux comprendre le fonctionnement de la paie des stagiaires.

L'importance de la convention de stage

Permettant de découvrir le monde professionnel, le stage est une étape importante pour l'étudiant pour améliorer ses compétences pratiques ainsi que ses connaissances. L'intégration d'un stagiaire nécessite la constitution d'une convention de stage. Il s'agit d'un contrat pour étudiant, qui doit être signé par l'entreprise, le stagiaire ainsi que l'établissement de formation. Ce document régit l'engagement employeur‑stagiaire tout au long du stage. À ce titre, une convention de stage doit inclure les mentions légales telles que le nom de l'encadreur de stage, le nom de l'enseignant, les missions à confier, la durée du stage, le volume horaire, etc.

Tout comme dans le contrat de travail d'un salarié, ce dossier comprend également les règles appliquées en cas d'absence, les congés, le régime de la protection sociale, la gratification et le mode de versement.

Quand est‑ce que l'entreprise doit remettre au stagiaire des gratifications ?

La rémunération d'un stagiaire n'est pas obligatoire, en revanche, les tâches réalisées par celui‑ci peuvent donner lieu à la gratification. Cette dernière devient une obligation pour l'employeur lorsque l'apprenti occupe un poste de travail pendant plus de deux mois. Si un étudiant reste au sein de l'entreprise plus de deux mois, il bénéficie d'une gratification mensuelle. Au‑delà de cette indemnité de stage, il peut profiter des avantages en nature comme les frais de déplacement dans le lieu de travail, la restauration, le logement, etc. L'employeur peut aussi octroyer à son intérimaire une prime de stage.

Si vous gratifiez un stagiaire, vous devez verser une somme inférieure à 15 % du plafond de la sécurité sociale. Notez que la gratification de stage ne comprend pas les avantages en nature et les primes. Elle n'est pas aussi soumise à l'AGS et aux cotisations comme l'assurance de chômage, prévoyance ou retraite. En ce qui concerne le versement, celui‑ci peut être effectué en fonction du nombre d'heures effectuées pendant le stage. La gratification peut être aussi versée selon le nombre total d'heures réalisées durant un mois. Vous n'êtes pas certains des décisions à prendre ? N'hésitez pas à faire appel aux professionnels de Cap Paye ou Ma Fiche de Paye, ils sauront vous guider.

Tout comme les salariés, un stagiaire a le droit de bénéficier de la prise en charge des accidents au travail, des titres restaurants, des maladies professionnelles, etc. N'étant pas un véritable salarié, il n'est pas obligé de payer l'impôt sur le revenu sur son indemnité. De plus, ce dernier ne dépasse jamais la somme du SMIC annuel.

Est‑ce que l'employeur doit remettre au stagiaire une fiche de paie ?

Faute d'un contrat de travail, la fiche de paie n'est pas du tout obligatoire. En revanche, l'employeur doit accompagner la gratification versée avec un document écrit mentionnant la somme perçue, les cotisations sociales, ainsi que les heures réellement effectuées. Si la somme de l'indemnité de stage excède la gratification minimale, il convient de fournir au stagiaire la fiche de paie. Cette dernière permet de faire la déclaration en DSN. Les mentions obligatoires et le contenu d'un bulletin de paie pour stagiaire ont certaines spécificités, à savoir l'exclusion des cotisations sociales et des taux réduits relatifs à l'assurance maladie, allocations familiales, etc.

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Dans cette fiche de paie, la somme du prélèvement à la source reste à 0. Lorsque l'indemnité versée dépasse le seuil de franchise, il faut indiquer la partie exonérée. Pour faciliter la suivie, il est recommandé de donner le bulletin de salaire au moment du paiement de la gratification.

Qu'en est‑il pour la déclaration en DSN ?

En général, les stagiaires remplissent leurs fonctions au sein d'une entreprise pendant une durée qui ne dépasse pas trois mois. S'ils sont présents plus de deux mois, une déclaration en DSN s'avère obligatoire. En revanche, si leur présence est de moins de deux mois, cette déclaration dépendra de la somme de la gratification perçue. L'employé doit déclarer son stagiaire en DSN dans certains cas comme l'arrêt maladie, l'accouchement, etc. Cela lui permet de jouir d'un remboursement des frais de santé ou de maternité. Le montant de l'espèce remboursée varie en fonction de la gratification.